Verkoopkansen volgen: fasen, offertes en software kiezen

Houd de fasen vast en beperkt in aantal. Schrijf voor elke fase een instapvoorwaarde, zodat een record pas doorschuift als het werk voor die fase echt gedaan is.

• Nieuwe verkoopkans: de lead is omgezet en er is een eigenaar toegewezen.
• Eerste gesprek: er is contact in twee richtingen met de klant en er is een activiteit vastgelegd.
• Behoefteanalyse: eisen, scope en budget staan op het record. Het record gaat pas naar de offertefase als deze velden zijn ingevuld.
• Offerte: de offerte is als pdf gemaakt en naar de klant verstuurd.
• Beoordeling en onderhandeling: de klant bekijkt de offerte en bezwaren worden vastgelegd.
• Gewonnen of verloren: de reden van afsluiting wordt aan het record toegevoegd.

De pipeline is de weergave die laat zien hoe verkoopkansen over de fasen verdeeld zijn. Beheer van verkoopkansen is het doorlopende werk om het bedrag, de eigenaar en de volgende stap van elk record actueel te houden. De pipeline klopt alleen als eerst de records van de verkoopkansen worden bijgehouden.

De meest gestelde vraag bij het volgen van offertes is of de klant de offerte echt heeft gezien. In PureField wordt de offerte als pdf gemaakt en wordt de status ervan op de offerte in het CRM gevolgd.

Een digitale verkoopruimte deelt de offerte via één link. Het aantal bezoeken aan de ruimte verschijnt op het record van de verkoopkans, de lead, de offerte en de klant, samen met de datum van het laatste bezoek. In de ruimte kan de klant een bericht sturen, reageren op de inhoud en een technische specificatie of een offerteformulier uploaden. Elk van deze acties stuurt een e-mail naar de eigenaar van de ruimte.

Acceptatie of afwijzing wordt op de offerte in het CRM gemarkeerd, niet in de ruimte. Als een offerte als geaccepteerd wordt gemarkeerd, opent er een order in de voorraadmodule.

Drie meetpunten zijn genoeg om de gezondheid van de verkoopfunnel te begrijpen. Bereken ze uit je eigen recordhistorie.

• Conversie van lead naar offerte: het aantal verkoopkansen dat in een periode de offertefase bereikte, gedeeld door het aantal leads dat in dezelfde periode is aangemaakt.
• Conversie van offerte naar gewonnen: het aantal verkoopkansen dat als gewonnen is afgesloten, gedeeld door het aantal verkoopkansen dat de offertefase bereikte.
• Gemiddelde verkoopcyclus in dagen: het gemiddelde verschil tussen de sluitingsdatum en de aanmaakdatum van elke gewonnen verkoopkans.

Voor een gewogen pipelinewaarde vermenigvuldig je het bedrag in elke fase met de winkans van die fase en tel je de uitkomsten op. Begin met geschatte kansen en werk ze in de loop van de tijd bij met echte afsluitgegevens.

Als je op elk record een korte reden van verlies noteert, zie je aan het eind van een periode makkelijker welke redenen terugkomen en hoe vaak. Het statistiekenscherm van het CRM toont de funnelweergave naast de teamprestaties.

Een spreadsheet kan volstaan als één persoon een klein aantal verkoopkansen volgt. Als het team groeit en meer mensen aan dezelfde records moeten werken, past een CRM beter.

Bij de overstap naar een CRM kan een minimale veldenlijst bestaan uit: bedrijf, contactpersoon, fase, bedrag, eigenaar, datum en offerte.

Maak de overstap in drie stappen. Koppel eerst de kolommen van de spreadsheet aan CRM-velden. Voeg daarna dubbele bedrijfs- en contactrecords samen. Zet in de eerste week alleen openstaande verkoopkansen over en voeg afgesloten records later toe als dat nodig is.

Spreek een wekelijks ritme af voor het bijwerken van fasen, zodat de gewoonte vroeg ontstaat. Als je koude e-mails verstuurt, zet de verkoop-autopilot positieve antwoorden op de takenlijst van de verkoper, zodat de opvolglijst uit dezelfde records komt als de pipeline.

Definieer eerst de fasen en koppel daarna elke verkoopkans en offerte eraan. Bekijk de drie meetpunten volgens een vast schema en kies je software met dit proces in gedachten. Plan een demo om te zien hoe je team verkoopkansen en offertes op één record volgt.