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Was ist eine Proformarechnung, und ist sie eine echte Rechnung?
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- PureField
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Eine Proformarechnung ist ein Dokument vor dem Verkauf, das dem Käufer Artikel, Mengen, Preise, Steuern und Zahlungsbedingungen nennt, bevor der Verkauf stattfindet. Das Dokument, auf das sich Ihre Buchhaltung stützt, ist die E-Rechnung oder E-Archiv-Rechnung, die separat ausgestellt wird, wenn die Ware geliefert oder die Leistung erbracht ist.
Wofür wird eine Proformarechnung verwendet?
Mit einer Proformarechnung sieht der Käufer den Gesamtbetrag und die Konditionen auf einem formell wirkenden Dokument, bevor er sich bindet. Sie sieht aus wie eine Rechnung, begründet aber keine Forderung; sie ist die schriftliche Fassung von „zu diesen Konditionen verkaufen wir“.
Typische Situationen:
- Anforderung einer Anzahlung. Der Verkäufer möchte eine Anzahlung, bevor er den Auftrag vorbereitet. Die Buchhaltung des Käufers braucht vor der Zahlung ein Dokument mit Betrag und Bankverbindung; die Proforma ist dieses Dokument.
- Import und Außenhandel. Käufer verlangen oft eine Proforma, um Einfuhrformalitäten und Zahlung vorzubereiten. Klären Sie mit Ihrem Zollagenten oder Ihrer Bank, welches Dokument für welchen Schritt akzeptiert wird.
- Zusammenarbeit mit der Bank. Für ein Akkreditiv oder einen Finanzierungsantrag kann die Bank eine Proforma mit Betrag und Konditionen der Ware verlangen.
- Interne Freigabe beim Käufer. Der Einkauf des Käufers sammelt Proformas von Lieferanten, um ein Budget freigeben zu lassen.
Wie unterscheiden sich Angebot, Proformarechnung und Rechnung?
Ein Angebot kommt früh in der Verhandlung, eine Proforma kurz vor der Einigung, eine Rechnung nach dem Verkauf. Alle drei enthalten ähnliche Positionen, ihre rechtliche und buchhalterische Wirkung ist aber verschieden.
| Angebot | Proformarechnung | Rechnung (E-Rechnung) | |
|---|---|---|---|
| Wann | Während des Verkaufsgesprächs | Kurz vor dem Verkauf, wenn die Konditionen feststehen | Bei Lieferung der Ware oder Erbringung der Leistung |
| Zweck | Optionen und Preise vorstellen | Endbetrag und Zahlungsbedingungen festhalten | Den Verkauf erfassen und den Käufer zur Zahlung verpflichten |
| Begründet eine Forderung | Nein | Nein | Ja |
| Grundlage für Buchungen | Nein | Nein | Ja |
| Steuerliche Rechnung | Nein | Nein | Ja |
| Änderbar | Oft, durch Verhandlung | Wird bei geänderten Konditionen neu ausgestellt | Storno und Korrektur folgen festen Regeln |
Ist eine Proformarechnung ein rechtsgültiges Dokument?
Eine Proformarechnung ist ein kaufmännisches Dokument vor dem Verkauf, aber keine Rechnung im steuerlichen Sinn. Das türkische Steuerverfahrensgesetz definiert eine Rechnung als das Dokument, das den Betrag ausweist, den der Kunde für verkaufte Ware oder erbrachte Leistungen schuldet. Wird eine Proforma ausgestellt, gibt es noch keinen Verkauf und damit auch keine Forderung.
In der Praxis heißt das:
- Aus einer Proforma wird keine Umsatzsteuer angemeldet und kein Ertrag oder Aufwand gebucht.
- Der Käufer kann auf Basis einer Proforma keine Vorsteuer abziehen.
- Kommt der Verkauf zustande, stellt der Verkäufer je nach steuerlichem Status eine E-Rechnung oder E-Archiv-Rechnung aus.
- Weichen Proforma-Betrag und spätere Rechnung voneinander ab, zählt die Rechnung.
Steuerliche und buchhalterische Folgen hängen vom einzelnen Unternehmen ab; fragen Sie Ihren Steuerberater zu Ihrem konkreten Vorgang.
Was gehört auf eine Proformarechnung?
Eine Proformarechnung enthält alles, was der Käufer für Zahlung und Freigabe braucht. Eine vollständige Proforma umfasst meist:
- Eine Überschrift, die eindeutig „Proformarechnung“ lautet
- Proforma-Nummer, Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdatum
- Firmierung, Anschrift, Finanzamt und Steuernummer des Verkäufers
- Firmierung, Anschrift und Steuerdaten des Käufers
- Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt
- Umsatzsteuersatz und -betrag, Zwischensumme und Gesamtbetrag
- Währung
- Zahlungsbedingungen: Anzahlungsanteil, Fälligkeit, Bank, Kontoinhaber und IBAN
- Lieferbedingungen und Lieferzeit
- Unterschrift und Firmenstempel
Das Gültigkeitsdatum ist wichtig. Bei Geschäften mit schwankenden Wechselkursen oder Kosten lädt eine fehlende Gültigkeit den Käufer ein, später den alten Betrag zu zahlen.
Wie erstellen Sie eine Proformarechnung?
Mit einer Vorlage erstellen Sie eine Proformarechnung in wenigen Minuten; entscheidend ist, dass Positionen und Steuer stimmen.
Der kostenlose Angebots- und Proforma-Generator ist genau dafür gebaut. Sie wählen Proforma als Dokumenttyp und geben Firmen- und Kundendaten, Positionen, Umsatzsteuersatz und Rabatt ein; Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnen sich während der Eingabe. Er unterstützt drei Währungen und bietet vier Vorlagen, Unterschrift und Stempel. Sie laden das PDF herunter oder versenden es per E-Mail. Ein Konto ist nicht nötig. Kommt der Verkauf zustande, stellen Sie die Rechnung in Ihrer eigenen E-Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware aus.
Wie kommen Sie in PureField von der Proforma zur Rechnung?
In PureField wird das Angebot im CRM erstellt, ein angenommenes Angebot eröffnet je nach Angebotstyp einen Auftrag, und die Rechnung wird im Modul Finanzen ausgestellt. In Finanzen wird für den Kunden eine Ausgangsrechnung angelegt und über die Aposkal-Anbindung als E-Rechnung versendet; Kunden- und Produktdatensätze werden mit denen in Aposkal abgeglichen. Geht die Zahlung ein, wird sie gegen die Rechnung gebucht, und der Saldo des Kunden erscheint in seiner Akte. Hauptbuch und Summen- und Saldenliste bleiben in Ihrer Buchhaltungssoftware.
Belege
- Türkisches Steuerverfahrensgesetz Nr. 213, Artikel 229
- Definiert die Rechnung als kaufmännisches Dokument, das der Verkäufer dem Kunden ausstellt, um den Betrag auszuweisen, den der Kunde für verkaufte Ware oder erbrachte Leistungen schuldet. Quelle: mevzuat.gov.tr
- Türkisches Steuerverfahrensgesetz Nr. 213, Artikel 231
- Schreibt vor, die Rechnung innerhalb von sieben Tagen nach Lieferung der Ware oder Erbringung der Leistung auszustellen. Eine Proforma erfüllt die Rechnungspflicht nicht. Quelle: mevzuat.gov.tr
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