Verkaufschancen verfolgen: Phasen, Angebote und die Wahl der Software

Halten Sie die Phasen fest und überschaubar. Schreiben Sie für jede Phase eine Eintrittsbedingung, damit ein Datensatz nur weiterrückt, wenn die Arbeit dieser Phase wirklich erledigt ist.

• Neue Verkaufschance: Der Lead ist umgewandelt, ein Verantwortlicher ist zugewiesen.
• Erstgespräch: Der Kontakt mit dem Kunden läuft in beide Richtungen, eine Aktivität ist erfasst.
• Bedarfsanalyse: Anforderungen, Umfang und Budget stehen im Datensatz. Erst wenn diese Felder ausgefüllt sind, rückt der Datensatz in die Angebotsphase.
• Angebot: Das Angebot ist als PDF erstellt und an den Kunden gesendet.
• Prüfung und Verhandlung: Der Kunde prüft das Angebot, Einwände werden erfasst.
• Gewonnen oder verloren: Der Abschlussgrund steht im Datensatz.

Die Pipeline ist die Ansicht, die zeigt, wie sich Verkaufschancen auf die Phasen verteilen. Verkaufschancen-Management ist die laufende Arbeit, Betrag, Verantwortlichen und nächsten Schritt jedes Datensatzes aktuell zu halten. Die Pipeline stimmt nur, wenn zuerst die Datensätze gepflegt sind.

Die häufigste Frage beim Verfolgen von Angeboten lautet, ob der Kunde das Angebot tatsächlich gesehen hat. In PureField wird das Angebot als PDF erstellt, und sein Status wird am Angebot im CRM verfolgt.

Ein digitaler Verkaufsraum teilt das Angebot über einen Link. Die Besuchszahl des Raums erscheint mit dem Datum des letzten Besuchs an Verkaufschance, Lead, Angebot und Kundenakte. Im Raum kann der Kunde eine Nachricht senden, Inhalte kommentieren und ein Lastenheft oder ein Angebotsformular hochladen. Jede dieser Aktionen schickt dem Raumverantwortlichen eine E-Mail.

Annahme oder Ablehnung wird am Angebot im CRM markiert, nicht im Raum. Wird ein Angebot als angenommen markiert, öffnet sich im Bestandsmodul ein Auftrag.

Drei Kennzahlen genügen, um den Zustand des Vertriebstrichters zu verstehen. Berechnen Sie jede aus Ihrer eigenen Datensatzhistorie.

• Umwandlungsrate Lead zu Angebot: Zahl der Verkaufschancen, die in einem Zeitraum die Angebotsphase erreicht haben, geteilt durch die Zahl der im selben Zeitraum angelegten Leads.
• Abschlussquote nach Angebot: Zahl der als gewonnen abgeschlossenen Verkaufschancen, geteilt durch die Zahl der Verkaufschancen, die die Angebotsphase erreicht haben.
• Durchschnittlicher Verkaufszyklus in Tagen: Mittelwert der Differenz zwischen Abschluss- und Anlagedatum jeder gewonnenen Verkaufschance.

Für einen gewichteten Pipeline-Wert multiplizieren Sie den Betrag jeder Phase mit deren Abschlusswahrscheinlichkeit und addieren die Ergebnisse. Beginnen Sie mit geschätzten Wahrscheinlichkeiten und passen Sie sie mit der Zeit an echte Abschlussdaten an.

Ein kurzer Verlustgrund in jedem Datensatz zeigt am Ende eines Zeitraums, welche Gründe sich wie oft wiederholen. Der Statistikbildschirm im CRM zeigt die Trichteransicht neben der Teamleistung.

Eine Tabelle kann reichen, wenn eine Person wenige Verkaufschancen verfolgt. Wächst das Team und arbeiten mehr Leute an denselben Datensätzen, passt ein CRM besser.

Beim Wechsel zu einem CRM kann eine minimale Feldliste so aussehen: Firma, Ansprechpartner, Phase, Betrag, Verantwortlicher, Datum und Angebot.

Wechseln Sie in drei Schritten. Ordnen Sie zuerst die Tabellenspalten den CRM-Feldern zu. Führen Sie dann doppelte Firmen- und Kontaktdatensätze zusammen. Übernehmen Sie in der ersten Woche nur offene Verkaufschancen und ergänzen Sie abgeschlossene Datensätze bei Bedarf später.

Legen Sie einen wöchentlichen Rhythmus für Phasen-Updates fest, damit sich die Gewohnheit früh bildet. Wenn Sie Kaltakquise per E-Mail betreiben, setzt der Vertriebsautopilot positive Antworten auf die Aufgabenliste des Vertrieblers, sodass die Nachfassliste aus denselben Datensätzen gespeist wird wie die Pipeline.

Legen Sie zuerst die Phasen fest und verknüpfen Sie dann jede Verkaufschance und jedes Angebot damit. Prüfen Sie die drei Kennzahlen in festem Rhythmus, und wählen Sie Ihre Software mit diesem Prozess im Blick. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr Team Verkaufschancen und Angebote in einem Datensatz verfolgt, vereinbaren Sie eine Demo.