Einführungsleitfaden, CRM

CRM statt Excel: Kunden- und Vertriebsverwaltung umstellen

Autor: PureField
Veröffentlicht: 21. September 2026
Aktualisiert: 21. September 2026

Für die Kunden- und Vertriebsverwaltung ist der praktische Ersatz für Excel ein CRM, das Kunden, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote und Aktivitäten in einem Datensatz verknüpft. Der Wechsel lohnt sich, sobald mehrere Personen dieselben Kunden betreuen, Angebote von der Datei einer einzelnen Person abhängen oder Nachfassaktionen von Hand verfolgt werden. PureField führt Leads, die Pipeline der Verkaufschancen, Aktivitäten, Kontakte und Angebote in einem Panel.

Wann Tabellen nicht mehr ausreichen

Excel funktioniert für einen Nutzer, eine kurze Kundenliste und wenige offene Angebote. Wachstum zeigt sich an einigen wiederkehrenden Anzeichen:

Zwei Personen kontaktieren denselben Kunden aus unterschiedlichen Dateien.
Der aktuelle Stand eines Angebots hängt davon ab, wer die Datei pflegt.
Erinnerungen zum Nachfassen werden von Hand gesetzt und oft verpasst.
Kundennotizen gehen mit, wenn ein Vertriebsmitarbeiter die Rolle wechselt.

Treten mehrere dieser Anzeichen zusammen auf, ist es Zeit, die Kunden- und Vertriebsverwaltung in ein CRM zu verlagern.

Excel und CRM im Arbeitsalltag

Die Tabelle zeigt, wie sich beide Ansätze in der täglichen Arbeit unterscheiden.

Kriterium	Excel	CRM (PureField)
Datenhaltung	Tabellen und Blätter liegen in getrennten Dateien	Kunden, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote und Aktivitäten bleiben verknüpft
Teamzugriff	Geteilte Dateien führen zu Versionschaos	Benutzerrechte und Modulzuweisung zeigen jedem Vertriebsmitarbeiter seine eigenen Datensätze
Angebotsverfolgung	Angebote gehen per E-Mail raus, ob sie geöffnet wurden, bleibt unklar	Angebote hängen an der Verkaufschance, Besuche im digitalen Verkaufsraum erscheinen im Datensatz
Erinnerungen	Kalendereinträge oder eine manuelle Spalte	Aktivitäten werden geplant und der verantwortlichen Person zugewiesen
Auswertung	Pivot-Tabellen von Hand	Phasen der Verkaufschancen und Vertriebsziele werden im Panel aktualisiert

Was vor der Migration bereinigt werden sollte

Der größte Teil der Migration ist Datenvorbereitung. Führen Sie diese Prüfungen durch, bevor Datensätze übertragen werden:

Für jeden Kunden einen sauberen Firmennamen und die Steuerdaten festlegen.
Excel-Statusspalten den Phasen der Verkaufschancen im CRM zuordnen.
Offene Angebote mit PDF und Versanddatum kennzeichnen, angenommene und abgelehnte Angebote in getrennten Gruppen halten.
Nur die jüngere Aktivitätshistorie übernehmen. Ältere Notizen bleiben in der Archivdatei.
Doppelte Kundenzeilen vor dem Import zusammenführen.

Migrationsplan in fünf Schritten

Die Umstellung läuft in fünf Schritten, und jeder Schritt beginnt erst, wenn der vorherige abgeschlossen ist:

Schritt 1: Festlegen, wer welche Datensätze sieht, und die Benutzer anlegen.
Schritt 2: Kunden und Kontakte importieren, dann Dubletten zusammenführen.
Schritt 3: Offene Verkaufschancen ihren Phasen zuordnen und abgeschlossene in einer eigenen Gruppe halten.
Schritt 4: Jedes Angebot mit seiner Verkaufschance verknüpfen und das Angebots-PDF am Datensatz speichern.
Schritt 5: Für kurze Zeit parallel arbeiten, dann die Excel-Datei in ein schreibgeschütztes Archiv verschieben.

So funktioniert die Angebotsverfolgung in PureField

Ein Angebot ist im CRM mit seiner Verkaufschance verknüpft. Öffnet der Kunde das Angebot über einen Link zum digitalen Verkaufsraum, erscheinen Besuchszahl und letzter Besuch am Angebot, an der Verkaufschance, am Lead und in der Kundenakte. Annahme oder Ablehnung wird im CRM am Angebot markiert. Wird ein Angebot als angenommen markiert, öffnet sich ein Auftrag im Lagermodul. Der Stand jedes Angebots bleibt damit im Datensatz, egal wer es erstellt hat.

Erinnerungen und Zuständigkeit für das Nachfassen

Anrufe, Besuche und Aufgaben hängen an der Kundenakte und erreichen die verantwortliche Person. Digitale Mitarbeiter schlagen Folgearbeiten vor, und Sie geben die Änderungen frei, die sie in Datensätze schreiben. Die Historie des Nachfassens bleibt beim Kunden, sodass ein neuer Verantwortlicher das Gespräch in derselben Akte fortsetzen kann.

Berechtigungen und Datensatzverantwortung

Benutzerrechte und Modulzuweisung legen fest, welche Datensätze jede Person im Panel sehen und bearbeiten darf. Vertriebsmitarbeiter arbeiten mit ihren eigenen Kunden und Verkaufschancen, Führungskräfte sehen das ganze Team. Die Zuständigkeitsregeln folgen Ihren internen Richtlinien, und PureField setzt diese Regeln im Panel um.

Belege

Leads und Pipeline: Leads und Phasen der Verkaufschancen erscheinen in einem Panel und ersetzen die Statusspalte einer Tabelle.
Angebote und digitaler Verkaufsraum: Jedes Angebot bleibt an seiner Verkaufschance, und der Datensatz zeigt mit Besuchszahl und letztem Besuch, ob der Kunde den Raum geöffnet hat.
Vom angenommenen Angebot zum Auftrag: Wird ein Angebot im CRM als angenommen markiert, öffnet sich ein Auftrag im Lagermodul.
Benutzerrechte und Modulzuweisung: Jeder Benutzer sieht die Module und Datensätze, für die er berechtigt ist.

Vereinbaren Sie eine Demo: Wir sehen uns Ihre aktuellen Excel-Dateien gemeinsam mit Ihrem Team an und planen die Umstellung. Demo vereinbaren

Häufige Fragen

Welches CRM sollte Excel in der Kunden- und Vertriebsverwaltung ersetzen?

Das hängt von Teamgröße, Anzahl offener Angebote und den benötigten Auswertungen ab. PureField CRM bringt Leads, die Pipeline der Verkaufschancen, Aktivitäten, Kontakte und Angebote in ein Panel, und verknüpfte Datensätze bewahren die Historie jedes Kunden. Die Paketpreise finden Sie auf der Seite [Preise](/de/preise).

Wann reicht Excel für die Kundenverwaltung nicht mehr aus?

Excel wird schwer handhabbar, wenn mehrere Personen denselben Kunden betreuen, der Stand eines Angebots von der Datei einer einzelnen Person abhängt und Erinnerungen von Hand gesetzt werden. Treten zwei oder mehr dieser Anzeichen zusammen auf, ist die Planung des Wechsels in ein CRM ein sinnvoller nächster Schritt.

Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf ein CRM?

Am meisten Zeit kostet meist die Datenvorbereitung. Offene Verkaufschancen den richtigen Phasen zuzuordnen und jedes Angebot mit seiner Verkaufschance zu verknüpfen, sind die größten Aufgaben. Wie lange parallel gearbeitet wird, hängt davon ab, wie schnell das Team die neuen Ansichten annimmt.

Lassen sich vorhandene Angebots-PDFs ins CRM übernehmen?

Ja. Angebots-PDFs können mit ihrer Verkaufschance verknüpft und am Datensatz gespeichert werden, sodass frühere Angebote, Aktivitäten und der aktuelle Stand jedes Kunden in einer Akte stehen.

Wie bleibt die Kundenhistorie erhalten, wenn ein Vertriebsmitarbeiter die Rolle wechselt?

Kundenakten, Aktivitäten und Angebote bleiben beim Kunden. Der neue Verantwortliche arbeitet im Datensatz weiter und sieht die bisherige Historie in derselben Akte, die Informationen liegen also nicht in der Datei einer einzelnen Person.

Sollte die Excel-Datei nach der Umstellung gelöscht werden?

Sobald neue Einträge nur noch im CRM erfolgen, behalten Sie die Excel-Datei als schreibgeschütztes Archiv für Historie und Auswertungen. Eine einzige Datenquelle verhindert das Auseinanderlaufen, das entsteht, wenn zwei Dateien gleichzeitig gepflegt werden.