Soğuk e-posta (cold email) nasıl yapılır?

Alan adınızın SPF, DKIM ve DMARC kayıtları hazır olmalıdır. Bu kayıtlar alıcının posta sunucusuna e-postanın gerçekten sizden geldiğini gösterir; eksikse e-posta spam klasörüne düşer ya da hiç teslim edilmez. Ayrıntılar için SPF, DKIM ve DMARC rehberine bakın.

Birçok ekip soğuk e-postayı ana alan adından değil, ona benzeyen ikinci bir alan adından gönderir. Böylece bir sorun çıkarsa günlük şirket yazışmanız etkilenmez.

Sekans, ilk e-posta ve yanıt gelmezse belirli aralıklarla giden takip e-postalarıdır. Çoğu ekip için 3 ila 5 adım yeterlidir. Her adım bir öncekine yeni bir bilgi ekler; "sadece hatırlatmak istedim" tek başına bir adım değildir.

Takip e-postaları ilk e-postanın yazışma zincirinde gitmelidir. Alıcı geçmişi tek bakışta görür.

Yeni bir gönderim hesabıyla az başlayıp kademeli artırmalısınız. Posta sağlayıcıları yeni hesaptan birden gelen yüksek hacmi şüpheli bulur. Gönderimler arasında da sabit değil, değişen aralıklar bırakılır.

Geri dönen e-posta oranı yükselmeye başlarsa göndermeyi durdurun, listeyi kontrol edin. Hata düzelmeden devam etmek hesabın itibarını kalıcı olarak düşürür.

Yanıtı türüne göre ayırıp olumlu olanı aynı gün satışçıya vermelisiniz. Gelen kutusundaki her yanıt aynı değildir:

• İlgileniyor / toplantı talebi: Satışçı aynı gün döner, sekans durur.
• Soru: Cevap verilir, kişi sekanstan çıkar.
• Yönlendirme: Doğru kişi kaydedilir, ona ayrıca yazılır.
• Şimdi değil: Tarih not edilir, o tarihte yeniden temas kurulur.
• İlgilenmiyor: Kişi sekanstan çıkar, bir daha yazılmaz.
• Otomatik yanıt ya da izin mesajı: Kişi dönene kadar beklenir.
• Geri dönen e-posta: Adres listeden çıkar.

Ticari elektronik ileti göndermenin kuralları 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili yönetmelikte yer alır; kişisel veriler için KVKK da geçerlidir. Alıcının tacir, esnaf ya da tüketici olmasına göre kurallar farklılaşır. Kime, hangi izinle yazabileceğinizi hukuk danışmanınızla netleştirin. Ret bildiren kişiye bir daha yazmayın ve her e-postada çıkış yolu verin.

PureField Satış Otopilotu soğuk e-posta kampanyasını CRM'in içinden yürütür. Zamanlanmış AI lead keşfi profilinize uyan firmaları listeler. "Yalnızca keşif" modunda hangilerinin CRM'e gireceğini siz seçersiniz; "otomatik" modda tekrar eden kayıtlar ayıklanır, lead sahibi sırayla atanır ve kişi sürekli açık kampanyaya alınır. Yalnızca doğrulanmış adreslere yazılır.

• Kampanya 7 adımda kurulur: lead'ler, sekans, zamanlama, seçenekler, hesaplar, inceleme, analitik.
• Bir sekans en fazla 10 adım, her adım en fazla 5 varyant alır. A/B optimizasyonu kendiliğinden çalışır; spintax ve kişiye özel ilk cümle gibi AI değişkenleri kullanılır.
• Takip e-postaları aynı yazışma zincirinde gider. Gönderimler arasında en az bir süre ve rastgele bir gecikme bırakılır.
• Her gönderim hesabı kademeli başlar ve sağlık puanı alır. Geri dönen e-posta oranı yükselirse ya da hata tekrarlanırsa hesap kendiliğinden duraklar.
• Unibox yanıtları IMAP ile, posta kutunuzda değişiklik yapmadan okur ve ilgileniyor, toplantı talebi, soru, yönlendirme, şimdi değil, ilgilenmiyor gibi 11 türe ayırır. Geri dönen e-posta, otomatik yanıt ve izin mesajı ayrıca tanınır; izindeki kişinin sekansı dönüş tarihine ertelenir. Sizin verdiğiniz etiketi AI değiştirmez.
• Olumlu yanıtta lead nitelikli ve sıcak olarak işaretlenir, lead sahibine görev ve anlık bildirim gider.
• Satış Otopilotu ve Pazarlama ortak bir engel listesi kullanır: abonelikten çıkan, e-postası geri dönen ya da CRM'de e-posta izni kapalı kişiye yazılmaz.

Kampanyayı ekibinizden biri bir kez başlatır, sonra kendi yürür; durdurma düğmesiyle istediğiniz an kapatırsınız. Hesaplar uygulama şifresi ve SMTP ile bağlanır.