Что такое автоматизация бизнеса?

Процесс — это триггер и связанные с ним шаги. Триггер запускает выполнение; каждый шаг берёт результат предыдущего, делает свою работу и передаёт результат дальше.

Данные передаются между шагами. Имя клиента из триггера попадает и в текст уведомления, и в название активности, которую создаёт процесс.

Один из пяти типов триггеров: событие записи, расписание, входящий запрос, ручной запуск или другой процесс.

• Событие записи: запуск, когда запись создана, изменена или удалена. Новый лид, завершённый наряд-заказ или отправленная заявка на закупку — события записи.
• Расписание: запуск с интервалом — ежедневно, еженедельно или в определённый день месяца. Список просроченных счетов в 09:00 — процесс по расписанию.
• Входящий запрос: запуск, когда другая система обращается к собственному адресу процесса. Так работает создание лида при отправке формы на вашем сайте, и для запросов можно требовать подпись.
• Ручной запуск: вы запускаете процесс кнопкой или для проверки.
• Вызов из другого процесса: один процесс запускает другой как шаг, поэтому общие для нескольких процессов шаги хранятся в одном месте.

Этот процесс показывает, как ИИ-шаг разводит записи по трём путям. Он запускается сразу после создания лида:

• Триггер: в CRM создан новый лид.
• ИИ классифицирует: читает название лида, компанию, источник и заметки. Намерение купить, бюджет или срочность — горячий; интерес без явной потребности — тёплый; отсутствие релевантного интереса — холодный.
• Если горячий: приоритет лида повышается, администраторы получают уведомление в панели.
• Если тёплый: на следующий день назначается повторный звонок.
• Если холодный: процесс завершается и оставляет запись как есть.

Инструкции для классификации и срок повторного звонка вы настраиваете под свой процесс продаж. В PureField этот процесс есть в виде готового шаблона: Квалификация новых лидов с ИИ.

Сначала — событие, которое запускает процесс, затем — кому и что нужно знать, когда оно происходит. Ответьте на эти вопросы до сборки:

• Что запускает процесс: изменение записи или наступление времени?
• Какие записи он читает, а какие создаёт или изменяет?
• Кому сообщается и через какой канал: уведомление в панели, письмо, командный чат?
• В какой момент решение должен принять человек?
• Если шаг завершится ошибкой, выполнение должно остановиться или продолжиться?
• На какой тестовой записи вы проверите процесс до включения?

Начните с одного триггера и одного уведомления и понаблюдайте несколько дней. Условия и ветвления добавляйте после этого.

В PureField процессы находятся в разделе ИИ › Процессы, и собрать процесс можно одним из трёх способов: установить готовый шаблон, соединить шаги на холсте или описать, что нужно, и поручить черновик ИИ.

• Шаблоны: готовые процессы для продаж, сервиса, финансов, кадров, закупок и проектов. В списке показаны те, что подходят к модулям вашей компании. Установленные шаблоны создаются неактивными, поэтому вы проверяете их до включения.
• Холст: каждый шаг — карточка на холсте с сеткой. Вы соединяете выход одной карточки со входом следующей. В открытой карточке видны её настройки и данные, которые входят в шаг и выходят из него.
• Создание с ИИ: вы пишете фразу вроде «Каждое утро в 09:00 находи просроченные счета и присылай мне сводку по почте». Шаги и связи появляются на холсте; вы проверяете и сохраняете. Каждый черновик расходует 1 ИИ-кредит.

Тестовый запуск сразу выполняет процесс. Вокруг выполняемого шага вращается зелёное кольцо, а на завершённых шагах появляется галочка или отметка об ошибке. Тест с входными данными позволяет подать процессу тестовые данные. На вкладке «Запуски» перечислены прошлые запуски; откройте любой, чтобы увидеть входные и выходные данные каждого шага. Неудачный запуск можно повторить, а выполняющийся — отменить.

Для каждого шага вы выбираете, что происходит при ошибке: остановить выполнение, продолжить или отправить неудачный элемент по отдельному пути ошибок. Подключите к этому пути шаг уведомления, и ответственный узнает о проблеме.

Процесс работает с модулями, которые использует ваша компания, и с записями, которые разрешено видеть сотруднику, сохранившему его. Каждый пользователь панели собирает процессы в рамках своих прав; владельцы и администраторы компании видят и редактируют все процессы компании. Каждый успешный запуск ИИ-шага расходует 1 ИИ-кредит.

Процессы входят в тариф PureExecutive и доступны как дополнение к PurePioneer. Сравнить тарифы можно на странице цен.

Опубликуйте процесс в библиотеке процессов или экспортируйте его в файл. Вы делитесь копией; ваш собственный процесс остаётся без изменений.

• Моя компания: используйте «Опубликовать в библиотеке» в редакторе, чтобы опубликовать процесс внутри компании. Каждый пользователь панели в вашей компании может его увидеть и установить в свой аккаунт.
• Сообщество: владелец или администратор компании может открыть процесс для всех пользователей PureField. Он становится доступен после одобрения PureField.
• Опубликованные мной: следите за процессами, которыми вы поделились, и статусом их одобрения, загружайте новую версию или снимайте с публикации. У тех, кто уже установил процесс, их процессы продолжают работать как раньше.
• Экспорт и импорт: скачайте процесс в виде файла .json и загрузите его в другой аккаунт PureField. Импортированный процесс создаётся неактивным.

При публикации из копии удаляются секретные заголовки, адреса каналов чата и фиксированные номера записей; при публикации в сообществе удаляются и адреса электронной почты. Эти поля заполняет тот, кто устанавливает процесс. Установленный процесс работает с правами установившего, а любой шаг, использующий тип записи вне этих прав, отключается.