Руководство по внедрению, CRM
CRM вместо Excel: как перенести учёт клиентов и продаж
- Автор
- PureField
- Опубликовано
- Обновлено
Практическая замена Excel в учёте клиентов и продаж — CRM, которая связывает клиентов, контакты, сделки, коммерческие предложения и активности в одной записи. Переход оправдан, когда с одними и теми же клиентами работают несколько человек, статус КП живёт в файле одного сотрудника или повторные контакты отслеживаются вручную. В PureField лиды, воронка сделок, активности, контакты и КП работают в одной панели.
Когда таблиц становится мало
Excel подходит одному пользователю с коротким списком клиентов и парой открытых КП. Рост проявляется в нескольких повторяющихся признаках:
- Два сотрудника связываются с одним клиентом, работая из разных файлов.
- Актуальный статус КП зависит от того, кто ведёт файл.
- Напоминания о повторном контакте ставятся вручную и часто пропускаются.
- Заметки о клиенте уходят вместе с менеджером, когда тот меняет роль.
Если несколько признаков появляются одновременно, пора переносить учёт клиентов и продаж в CRM.
Excel и CRM в ежедневной работе
Таблица показывает, чем два подхода отличаются в повседневном учёте.
| Критерий | Excel | CRM (PureField) |
|---|---|---|
| Хранение данных | Таблицы и листы лежат в разных файлах | Клиенты, контакты, сделки, КП и активности связаны между собой |
| Доступ команды | Общий файл порождает путаницу с версиями | Права пользователей и назначение модулей показывают каждому менеджеру его записи |
| Отслеживание КП | КП уходят по почте, открытия неизвестны | КП привязаны к сделке, а число посещений цифровой комнаты продаж видно в записи |
| Напоминания | Записи в календаре или отдельный столбец | Активности планируются и назначаются ответственному |
| Отчёты | Сводные таблицы собираются вручную | Этапы сделок и цели продаж обновляются в панели |
Что почистить перед переносом
Основная часть работы при переносе — подготовка данных. Перед импортом проверьте:
- У каждого клиента одно корректное название компании и реквизиты.
- Столбцы статусов в Excel сопоставлены с этапами сделок в CRM.
- Открытые КП отмечены вместе с PDF и датой отправки, принятые и отклонённые КП разнесены по отдельным группам.
- Переносится только свежая история активностей, старые заметки остаются в архивном файле.
- Дублирующиеся строки клиентов объединены до импорта.
План переноса в пять шагов
Перенос идёт в пять шагов, и каждый следующий начинается после завершения предыдущего:
- Шаг 1: решите, кто какие записи видит, и создайте пользователей.
- Шаг 2: импортируйте клиентов и контакты, затем объедините дубликаты.
- Шаг 3: расставьте открытые сделки по этапам, закрытые держите отдельной группой.
- Шаг 4: привяжите каждое КП к его сделке и сохраните PDF в записи.
- Шаг 5: короткое время работайте параллельно, затем переведите файл Excel в архив только для чтения.
Как в PureField отслеживаются КП
В CRM коммерческое предложение привязано к своей сделке. Когда клиент открывает КП по ссылке на цифровую комнату продаж, число посещений и последнее посещение появляются в КП, сделке, лиде и карточке клиента. Принятие или отклонение отмечается в КП в CRM. Когда КП отмечено как принятое, в складском модуле открывается заказ. Статус каждого КП остаётся в записи, кто бы его ни готовил.
Напоминания и ответственность за повторный контакт
Звонки, встречи и задачи привязываются к карточке клиента и доходят до ответственного. Цифровые сотрудники предлагают задачи по повторному контакту, а изменения, которые они вносят в записи, согласовываете вы. История контактов остаётся у клиента, поэтому новый ответственный продолжает разговор с той же карточки.
Права доступа и владение записями
Права пользователей и назначение модулей определяют, какие записи каждый видит и может редактировать в панели. Менеджеры работают со своими клиентами и сделками, руководители видят всю команду. Правила владения задаёт внутренняя политика вашей компании, а PureField применяет их в панели.
Источники
- Лиды и воронка сделок
- лиды и этапы сделок видны в одной панели и заменяют столбец статусов в таблице.
- КП и цифровая комната продаж
- каждое КП остаётся в своей сделке, а запись показывает, открыл ли клиент комнату, с числом посещений и последним посещением.
- От принятия КП к заказу
- когда КП отмечено в CRM как принятое, в складском модуле открывается заказ.
- Права пользователей и назначение модулей
- каждый пользователь видит те модули и записи, к которым у него есть доступ.
Запишитесь на демо: вместе с вашей командой разберём текущие файлы Excel и спланируем переход. Записаться на демо