Учёт сделок: этапы, КП и выбор программы

Этапов должно быть немного, и они должны быть постоянными. Для каждого этапа запишите условие входа, чтобы запись продвигалась только тогда, когда работа этого этапа действительно выполнена.

• Новая сделка: лид переведён, назначен ответственный.
• Первая встреча: установлен двусторонний контакт с клиентом, активность зафиксирована.
• Анализ потребностей: требования, объём работ и бюджет записаны в карточке. Запись переходит на этап КП, только когда эти поля заполнены.
• КП: коммерческое предложение подготовлено в PDF и отправлено клиенту.
• Оценка и переговоры: клиент изучает КП, возражения фиксируются.
• Выиграна или проиграна: в запись добавлена причина закрытия.

Воронка — это представление, которое показывает, как сделки распределены по этапам. Управление сделками — это постоянная работа по поддержанию актуальных суммы, ответственного и следующего шага в каждой записи. Воронка точна только тогда, когда сначала ведутся записи сделок.

Самый частый вопрос при отслеживании КП — видел ли клиент предложение на самом деле. В PureField КП формируется в PDF, а его статус отслеживается на КП в CRM.

Цифровая комната продаж передаёт КП по одной ссылке. Число визитов в комнату появляется в сделке, лиде, КП и карточке клиента вместе с датой последнего визита. В комнате клиент может написать сообщение, прокомментировать содержимое и загрузить техническое задание или форму запроса предложения. Каждое такое действие отправляет письмо владельцу комнаты.

Принятие или отклонение отмечается на КП в CRM, а не в комнате. Когда КП отмечено как принятое, в складском модуле открывается заказ.

Чтобы понять состояние воронки продаж, достаточно трёх метрик. Считайте каждую по истории собственных записей.

• Конверсия из лида в КП: число сделок, дошедших до этапа КП за период, делённое на число лидов, созданных за тот же период.
• Доля выигранных КП: число сделок, закрытых как выигранные, делённое на число сделок, дошедших до этапа КП.
• Средний цикл продажи в днях: среднее значение разницы между датой закрытия и датой создания каждой выигранной сделки.

Для взвешенной стоимости воронки умножьте сумму на каждом этапе на вероятность выигрыша этого этапа и сложите результаты. Начните с оценочных вероятностей и со временем уточняйте их по реальным данным о закрытии.

Короткая причина проигрыша в каждой записи помогает в конце периода увидеть, какие причины повторяются и как часто. Экран статистики CRM показывает воронку рядом с результатами команды.

Таблицы может хватить, когда один человек ведёт небольшое число сделок. Когда команда растёт и с одними и теми же записями работают несколько человек, CRM подходит лучше.

При переходе на CRM минимальный набор полей может быть таким: компания, контактное лицо, этап, сумма, ответственный, дата и КП.

Переходите в три шага. Сначала сопоставьте столбцы таблицы с полями CRM. Затем объедините дубли компаний и контактов. В первую неделю переносите только открытые сделки, а закрытые записи добавляйте позже, если они понадобятся.

Задайте еженедельный ритм обновления этапов, чтобы привычка сложилась сразу. Если вы отправляете холодные письма, Sales Autopilot ставит положительные ответы в список задач менеджера, поэтому список повторных контактов питается теми же записями, что и воронка.

Сначала определите этапы, затем привяжите к ним каждую сделку и КП. Регулярно просматривайте три метрики и выбирайте программу учёта с учётом этого процесса. Чтобы увидеть, как ваша команда ведёт сделки и КП в одной записи, запишитесь на демо.